FOIA

Jordan Chapman
600东大街，套房2102
弗吉尼亚州里士满23219
804 - 241 - 0301
传真： 804 - 225 - 3752
jordan.chapman@drpt.virginia.gov

您还可以联系她询问有关从 DRPT 索取记录的问题。此外，信息自由咨询委员会可以解答您有关 FOIA 的任何问题。您可通过电子邮件foiacouncil@leg.state.va.us或电话804 - 698 - 1810或1 - 866 - 448 - 4100联系该委员会。弗吉尼亚州信息自由咨询委员会主办的在线公众意见表可在http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample% 20 letters/welcome.htm找到。

权利和责任：

• 《弗吉尼亚州信息自由法》规定的请求者的权利和弗吉尼亚州铁路和公共交通部的责任。弗吉尼亚州信息自由法案 (FOIA)，位于 § 2 . 2 - 3700等。《弗吉尼亚法典》第 seq. 条规定，保证联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。
• 公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的任何书面或记录，无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录均被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。DRPT 保存与联邦运营的某些铁路和交通项目和计划相关的公共记录。
• FOIA的政策规定，FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。为推进这一政策，FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以促进信息获取，而对保留公共记录的豁免条款进行严格的解释。

您的FOIA权利：

• 您有权要求检查或接收 DRPT 所拥有的公共记录的副本，或两者兼而有之。
• 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。
• 如果您认为您的FOIA权利受到了侵犯，您可以向地区法院或巡回法院上诉，要求强制遵守FOIA规范。

向 DRPT 请求记录：

• 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、当面或电话索取记录。FOIA 不要求您的请求以书面形式提出，也不需要明确说明您正在根据 FOIA 请求记录。
• 从实际角度来看，以书面形式提出请求可能对您和接收请求的人都有帮助。这使您可以创建您的请求记录。它还清楚地说明了您所请求的记录，以免对口头请求产生误解。但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的 FOIA 请求。
• 您必须“合理且具体的”说明您所寻求的记录。这是一个基本常识的规定。此规定并不涉及或限制您所请求的记录的数量或体积；相反地，它规范申请者提供足够且具体的信息，以便我们能够识别和定位您所寻找的记录。
• 您的申请必须要求提供现有记录或文件。FOIA赋予您检查或复制记录的权利；它不适用于您询问有关该机构工作的一般性问题的情况，也不要求DRPT创建不存在的记录。
• 您可以选择接收 DRPT 在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。例如，如果您请求保存在 Excel 数据库中的记录，您可以选择通过电子邮件或计算机磁盘以电子方式接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。
• 我们以书面形式通知您，所请求的记录无法找到或不存在（我们没有您想要的记录）。但是，如果我们知道另一个公共机构拥有所要求的记录，我们必须在回复中包括该公共机构的联系信息。
• 如果我们对您的请求有疑问，请配合 DRPT 工作人员的努力，澄清您所寻求的记录类型，或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录。

DRPT 在响应您的请求时的责任：

• DRPT 必须在收到请求后的五个工作日内回复您的请求。"第一天 "被视为收到申请的次日。这五天不包括周末或节假日。
• 您向DRPT申请公共记录的原因无关紧要，在我们回复您的请求之前，我们无法询问您为什么需要这些记录。但是，FOIA确实允许DRPT要求您提供姓名和法定地址。
• FOIA 要求 DRPT 在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：

1. 1. 我们向您提供您所请求的完整记录。
   2. 我们保留您所要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式回复您。该书面文件必须标明所保留记录的数量和主题，并说明弗吉尼亚州法典中允许我们保留记录的具体部分。
   3. 我们提供您所请求的部分记录，但会扣留其他记录。如果记录中只有部分属于豁免范围，我们则不能扣留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除需保留的部分，并将且其余部分提供给您。我们另外必须向您提供一份书面回应，说明《弗吉尼亚州法典》中规范不公开内容的具体条款。
   4. 如果 DRPT 实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释导致无法回复的情况。这将使我们有额外七个工作日来回复您的请求，使我们总共有12工作日来回复您的请求。

• 如果您请求获取大量记录，并且我们认为在不影响我们其他组织职责的情况下无法在12天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而， FOIA要求我们在向法庭申请更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议。

《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止公开某些记录。DRPT 通常会保留记录，但以下情况除外：

• 人事记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（弗吉尼亚法典1 ）
• 受律师-客户保密权保护的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 2 ））或律师工作成果（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 3 ）
• 供应商专有信息（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 6 ）
• 与合同谈判和授予相关的记录（在合同授予之前）（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 12 ））

与FOIA请求相关的费用

公共机构可以收取合理费用，但不得超过其获取、复制、提供或搜索所请求记录的实际成本，并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供所请求的记录。任何公共机构不得征收任何额外、中间或多余的费用或开支，以弥补与创建或维护记录或处理公共机构一般业务相关的一般成本。公共机构收取的任何复制费用不得超过复制的实际成本。在进行记录搜索之前，公共机构应以书面形式通知请求者，公共机构可以收取合理费用，但不得超过其访问、复制、提供或搜索所请求记录的实际成本，并询问请求者是否愿意在提供所请求记录之前请求成本估算，如《弗吉尼亚州法典》第2 . 2 - 3704节 F 小节所述。

当FOIA请求有利于公众利益，并且只需要最少和/或合理的员工时间和复印费用时，应该免费答复该请求。

您可能需要为从 DRPT 请求的记录付费。FOIA 允许我们收取响应 FOIA 请求的实际费用。

如果我们估计回复您的请求所需的费用超过200 美元，我们可能会要求您在继续处理您的请求之前支付不超过估算金额的押金。我们对您的请求做出答复的五天时间不包括从我们要求交纳押金到您做出答复之间的时间。

DRPT 根据以下准则评估费用：

• 如果 FOIA 请求需要大约两个小时或更长时间的工作人员时间，则评估费用将根据搜索、检索和编辑记录的实际成本计算。搜索、检索或删除记录的费用不得超过能够合理响应请求的最低薪资员工的按比例计算的小时工资或小时工资。
  • 员工按比例分配的小时工资是通过将该员工的工资除以1 、 950小时（如果是兼职则更少）并将该数字乘以搜索、检索和编辑所请求记录所需的小时数来确定的。
  • 示例：如果提供记录需要年薪为 $ 50的员工000花四小时来搜索、检索和编辑所请求的记录，则相关费用为 $ 102 。 56（ 50 ， 000 。 00 / 1 ， 950X 4 ），加上复印、邮寄、传真和/或电子存储设备的任何费用。
•  如果 FOIA 请求要求复印100页或更多正反面打印的文件，则超过100页的每页将按10美分计算费用。
• 如果 FOIA 请求需要邮寄、传真或电子数据存储设备（例如拇指驱动器），则费用将是与流程或设备相关的实际成本。
• 复印费、员工和行政时间费以及邮资、传真费或电子存储设备费将单独评估并累计。
• 在确定是否需要收费以及计算所需金额时，来自同一个人或组织的一个或多个相关的 FOIA 请求将被视为单个请求。
• 除非确定知识渊博的工作人员需要花费大量时间与请求者一起审查文件，否则通常不会对提供记录以供审查收取费用。
• 任何提出 FOIA 请求的个人都将被告知，DRPT 可能会收取合理费用，但不得超过其响应请求所产生的实际成本，并会询问请求者是否希望请求成本估算。如果需要，DRPT 将提供成本估算。
• 您可以要求我们提前估算提供您所要求的记录的费用。这将使您能够提前了解任何费用，或者让您有机会修改您的请求以降低估计费用。在 DRPT 回应您已要求提供成本估算的 FOIA 请求之前，您必须向 DRPT 提供回复，确认您愿意支付 DRPT 处理该请求的费用。DRPT 的回应截止日期将根据您同意支付估计费用的时间延长。如果预计费用高于实际费用，则您只需支付实际费用。
• 如果您因之前的 FOIA 请求而欠我们钱，且该款项已超过30天未付款，DRPT 可能会要求您先支付逾期账单，然后才会回复您的新的 FOIA 请求。
• FOIA 请求的付款应支付给弗吉尼亚州铁路和公共交通部。与 FOIA 请求相关的支票和汇票应转发至 DRPT 的行政部门，并应参考与付款相关的 FOIA 请求。付款将存入并记入提供信息以响应 FOIA 请求的部门或办公室。
• 外部事务和战略计划主管可自行决定免除或征收费用。